時間内にしっかり仕事を終わらせられる人ほど、デキる人というイメージがあります。
プライベートも充実できるし、メリットいっぱいです。
定時にきっちり仕事を終わらせて保育園に子供を迎えに行かなきゃいけない状況だったわたしが限られた時間内で仕事を終わらせていた方法のご紹介です。
「仕事量が多すぎて何から手をつけたらいいかわからない」
「なんだかどれも中途半端で納得いかない」
「とにかく残業だけはしたくない」
と悩んでいる方の参考になればとおもいます。
大量にくるメールの見方
メールはほぼスルーだけどこまめなチェックは欠かさない一日の始まりはメールチェックだという方が多いと思いますが、受信メールを開いてずらずらーっと新着メールが並んでいると開くのも億劫になりませんか？
とくに入社して間もない頃なんかは、なんのメールだかさっぱりだし、送信元を見ても「え？誰？」となりますよね。
わたしは長男が3歳になるまでフルタイムで働いていました。
自動車関連の事務でしたが、朝のメールチェックが憂鬱になるくらい大量のメールがきていましたので、メールを読むポイントがありました。
宛先（TO）でくるものもあればCCで来るものもたくさんあります。
CCでくるようなメールは「念の為に送信しておきます。念のために見ておいてくださいね」というものなのでさらっと目を通すだけで、ほぼスルーします。宛先（TO）が複数あるときもCCと同じくさらっと目を通します。
重要なのは、完全に自分宛（TO）で来ているメールこれだけはスルーしないことです。
メールを送った相手はちゃんと把握しているのか気になりますので瞬時に対応します。
メールはだらだらと読んでいると時間がかかるので、読むメールとあまり読まなくてもいいメールと振り分けてメールに時間をかけすぎないように注意します。
仕事の優先順位を明確にする
仕事の優先順位を常に考える一番初めに終わらないといけないこと、後でもいいことという判断を間違えないようにします。
後でいいやと放置しっぱなしでもこまるので、後回しでもいい仕事もちゃんとその後のスケジュールに組み込んでおきます。
放置しっぱなしだと、Q「あれやってくれた？」A「まだです」では、「仕事放置して頼りにならんなあ」と思われてしまうかもしれません。
仕事の全体を把握して期日も把握しながら優先順位を考えるクセをつけておくといいですよね。
わたしは、よく仕事を頼まれると「いつまでにやっておけばいいですか？」と期日を聞くクセがありました。
後回しの仕事の中でも優先順位をつけて計画の中に入れておくとはかどります。
- やらなくちゃいけないことを後回しにするとどんなリスクがあるのか
- リスクの度合い限られた時間を計算してスケジュールを立てる
優先順位を考えないで無計画に仕事をすすめると、いつまでたっても終わりません。
１日の就業時間を計算してその時間内に何ができるか時間配分を考えて計画します。
余計な仕事をしていると、やるべきことができなくなります。
何ができるかを考えて、１日のスケジュールを考えると作業効率もアップします。
見えにくいものを作業することで、見える化すると実績に伴います。
仕事中は集中すること仕事をしている人なら意識していることだと思いますが、何事も慎重に素早く処理すると凡ミスなどもしてしまうようなことも避けることができます。
仕事がたくさんありすぎていろんなことが中途半端にならないよう、やることをサクサクっと片付けて、次の仕事に取り掛かるという意識があるだけで、かなり集中UPできますよね。
相手の要望を瞬時に察する
相手の要望をちゃんと理解する仕事を効率化したいと思ったら、相手の要望をちゃんと理解して相手が必要としていることを把握する必要があります。
依頼内容とちぐはぐなことをしてしまうと、仕事をしたことになりません。
依頼内容を達成したとおもっても相手が不満な顔をしている場合はミスを犯している可能性もあります。
そういうのを素早く読み取って、「ん？なんか反応がイマイチだ」と察したときは迷わずその場で要求と差異がないかを確認します。
こういったコミュニケーションもすごく大事です。部署全体、会社全体など自分以外の仕事を見渡して備えることができるといいとおもいます。
相手の要望に素早く反応して答えることで効率UPできます。
わからないことは調べるより聞く
わからないことは調べるより聞くとにかくわからないことがあれば人に聞くのが一番です。
一人でモヤモヤしていても先に進めません。
周りの人からしたら「何をやっているかわからない」と思われます。
わからないことがあったときに自分で調べるほうがよい場合と他人に聞くほうがよい場合とありますが、仕事の場合はプロ集団の集まりなので「この人なら知ってそうだ」「教えてくれそうだ」という人を嗅ぎ分けて人に聞くほうが絶対に効率がいいです。
突発依頼は最優先で片付ける
自分の仕事で手一杯なのに、突発で「これ頼む」と依頼されると「正直、それどころじゃないんだけど」っておもいますよね。
避けられない突発依頼は「急ぎ」が多いです。
急ぎということは、優先順位的にはぐんと上位に上がってきますので、さっさと片付けましょう。
まとめ
まとめ限られた時間内で仕事を終わらせるワザをいくつか紹介しました。
残業をせざるを得ない方もいるとはおもいますが、できるだけ残業はしたくないですよね。
時間内にしっかり仕事をして、終わらせられる人はプライベートも充実します。
仕事大好き・職場大好きという方も中にはいるとおもいますが、私の場合はどうしても残業できない理由があったので、「どうしても残業したくない！」「どうしても残業できない！」という方は参考にしてくださいね。
